Workflow-automatisering groothandel
Een groothandel in technische onderdelen typte elke aanvraag drie keer over: van e-mail naar CRM, van CRM naar offerte, van offerte naar factuur. Wij automatiseerden de hele keten — van aanvraag tot factuur, zonder knip-en-plakwerk.
Sector
Groothandel in technische onderdelen
Diensten
Workflow-automatisering, AI, systeemkoppelingen
Jaar
2026
De uitdaging
Aanvragen kwamen binnen via e-mail, de telefoon en een contactformulier. De binnendienst las ze, typte ze over in het CRM, stelde handmatig een offerte samen in Word, mailde die weg en — na akkoord — maakte opnieuw een opdrachtbevestiging en later een factuur in het boekhoudpakket. Vier systemen, steeds dezelfde gegevens.
Een offerte opsturen duurde gemiddeld twee dagen. Te lang, bleek uit gesprekken met klanten: wie het eerst een fatsoenlijke offerte stuurt, krijgt vaak de opdracht. En onderweg gingen er fouten in prijzen en aantallen slopen — met discussies achteraf als gevolg.
Onze aanpak
We automatiseerden de complete flow en lieten e-mail, CRM en boekhoudpakket rechtstreeks met elkaar praten:
- Aanvraag wordt automatisch uitgelezen. Een AI-stap leest elke binnenkomende aanvraag, herkent artikelen, aantallen en klantgegevens en legt die direct vast in het CRM. Telefonische aanvragen voert de binnendienst in hetzelfde scherm in.
- Concept-offerte in één klik. Op basis van actuele prijslijsten en kortingsafspraken stelt het systeem een offerte samen in de huisstijl. De medewerker controleert alleen en drukt op verzenden.
- Akkoord? De rest volgt vanzelf. Tekent de klant digitaal akkoord, dan gaan de opdrachtbevestiging en uiteindelijk de factuur automatisch naar het boekhoudpakket.
- Opvolging staat nooit stil. Geen reactie op een offerte? Dan plant het systeem automatisch een herinnering en een taak voor de binnendienst.
De medewerker blijft altijd de laatste controle: het systeem stelt voor, de mens besluit. Daarmee bleef de drempel voor het team laag en de kwaliteit hoog.
Offerte binnen twee uur in plaats van twee dagen
De binnendienst besteedt zijn tijd nu aan klanten in plaats van aan overtypen — en dat is terug te zien in de orderportefeuille.
2 uur
tot een verzonden offerte — dat waren er eerst gemiddeld 2×24
15 uur
per week bespaard op de binnendienst
−80%
minder invoerfouten in offertes en facturen, doordat niets meer wordt overgetypt
Het neveneffect is minstens zo waardevol: elke aanvraag staat nu compleet in het CRM, inclusief verloren offertes en redenen daarvoor. Voor het eerst kan de directie sturen op cijfers in plaats van op gevoel.
Wat er onder de motorkap zit
Onze binnendienst deed vooral overtypwerk. Nu controleren ze concepten in plaats van ze op te bouwen — en de offerte ligt vaak binnen twee uur bij de klant. Dat merken we direct aan het aantal opdrachten dat we binnenhalen.
Operations manager, groothandel in technische onderdelen
Ook zo'n project? Neem contact op
Vertel ons waar je tegenaan loopt. In een gratis adviesgesprek van 30 minuten hoor je precies wat wij voor jou kunnen betekenen.