Klantportaal voor installateur

De uitdaging

Opdrachten kwamen binnen via de telefoon, e-mail en WhatsApp. De planner hield ze bij in een Excel-sheet die alleen op zijn laptop stond. Monteurs noteerden uren op briefjes, die op kantoor opnieuw werden overgetypt voor de facturatie. Fouten sijpelden er overal in: uren die niet gefactureerd werden, adressen die verkeerd waren overgenomen, klanten die belden om te vragen wanneer de monteur nou kwam.

Alles stond drie keer in drie systemen. De administratie kostte het kantoor twee volle dagen per week, en facturen gingen pas weken na een klus de deur uit.

Onze aanpak

In plaats van nog een los pakket erbij bouwden we één portaal dat het hele proces dekt — precies afgestemd op hoe dit bedrijf werkt:

• Opdrachten in één inbox. Klanten dienen een opdracht in via het portaal; telefoontjes en mailtjes worden door het kantoor op dezelfde plek vastgelegd. Niets raakt meer zoek.
• Planning op één scherm. De planner ziet per monteur de week, schuift opdrachten en de monteur ziet zijn route direct op zijn telefoon.
• Urenregistratie ter plaatse. De monteur klokt uren en materiaal direct in het portaal — het briefje in de bus is verleden tijd.
• Facturatie-koppeling. Na afronding van de klus gaan de goedgekeurde regels automatisch naar het boekhoudpakket als conceptfactuur. Alleen nog controleren en verzenden.
• Klanten kijken mee. Elke klant ziet de status van zijn opdracht en de geplande afspraak. Het aantal "wanneer komt u?"–belletjes kelderde.

We leverden in korte sprints op: na vier weken liep de opdrachtenmodule al, planning en uren volgden twee sprints later. Zo kon het team gewoon doorwerken terwijl het portaal groeide.